會(huì)議，會(huì)議，會(huì)議。整天都是會(huì)議，煩死了。幾乎每一個(gè)在創(chuàng)業(yè)公司里呆過的員工都有類似的感覺。是的，
大多數(shù)時(shí)候，創(chuàng)業(yè)公司的生活就象一場(chǎng)沒有止盡的馬拉松會(huì)議。也許，許多人對(duì)此大解不惑，員工手頭有那么多
的事情要做，他們卻要整天束縛在一些甬長(zhǎng)的會(huì)議上，他們何時(shí)才能完成手頭的實(shí)際工作呢？實(shí)際上，在創(chuàng)業(yè)公
司里，許多會(huì)議是低效率的，它們浪費(fèi)了我們寶貴的時(shí)間。但是，我們又不得不承認(rèn)，有些會(huì)議對(duì)推動(dòng)公司不斷
地向前發(fā)展確實(shí)是非常關(guān)鍵的，特別是在公司處于發(fā)展時(shí)期的重要關(guān)頭。我們面臨的問題在于，我們?nèi)绾尾拍荛_
一個(gè)高效的會(huì)議，而且我們要保證所開的這些會(huì)議有成效。
我們必須要明白，富有成效的會(huì)議不僅僅是為了開會(huì)，而是為了解決實(shí)際問題。其實(shí)，只要我們仔細(xì)想一
想，就會(huì)發(fā)現(xiàn)開一個(gè)富有成效的會(huì)議有很多常人忽略的學(xué)問。以下是一些簡(jiǎn)單的小竅門，您只要運(yùn)用得當(dāng)，可以
保證您和您的同事在會(huì)議上付出的寶貴時(shí)間得到最大的回報(bào)。
第一，務(wù)必清楚地說出您為什么開這個(gè)會(huì)議。
請(qǐng)把會(huì)議的目的、您希望會(huì)議所能達(dá)到的效果和參加會(huì)議人員需要帶的資料輸入會(huì)議通知表，然后把通知表
分發(fā)給參加會(huì)議的每一個(gè)人。微軟的OUTLOOK，和其他軟件公司的工作計(jì)劃工具都有會(huì)議通知的功能區(qū)。
弄清開會(huì)的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個(gè)會(huì)議，而且還可以讓您的團(tuán)隊(duì)知道這次會(huì)議能給
他們帶來什么。所以，無論您什么時(shí)候開會(huì)，請(qǐng)務(wù)必突出會(huì)議日程的安排和會(huì)議的目的。通常，我們?cè)跁?huì)議室里
開市場(chǎng)營銷會(huì)議時(shí)，會(huì)議的組織者常會(huì)提前告訴我們開會(huì)需要取得何種效果，能夠解決什么問題，而且常常會(huì)提
醒我們檢查會(huì)議的日程。
第二，準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。
在那些初創(chuàng)業(yè)的公司里，這一點(diǎn)需要反復(fù)強(qiáng)調(diào)。如果您接受了參加一個(gè)會(huì)議的邀請(qǐng)函，但是您不能準(zhǔn)時(shí)出
席，那么請(qǐng)您提前告訴會(huì)議的組織者。
第三，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。
請(qǐng)于會(huì)議預(yù)定開始的時(shí)間宣布開會(huì)。千萬不要等候那些遲到者，除非您有非常重要的消息要向他們宣布。不
要為了那些開會(huì)拖拉者而再次重復(fù)會(huì)議的內(nèi)容。這只會(huì)讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理的。另外一個(gè)值得會(huì)
議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點(diǎn)心的休息時(shí)間往往是阻礙會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始的一個(gè)重要因素。如果出席會(huì)議的
成員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會(huì)，那么，您應(yīng)提醒他們?cè)跁?huì)議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會(huì)
議開始時(shí)才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是在開會(huì)當(dāng)中，由會(huì)議組織者出款招待與會(huì)者，這樣大家就
不會(huì)離座位去吃東西，影響會(huì)議的連續(xù)性和效果。
第四，制訂一份周到的會(huì)議日程表，并且遵循它。這將讓您很快地達(dá)到會(huì)議的目的，而且將助您獲得預(yù)期的
效果。開會(huì)當(dāng)中，您可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查日程表上的每一項(xiàng)，努力在事先規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論推向
高潮，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。如果您覺得還有一些問題不得不需要延長(zhǎng)討論時(shí)，那么請(qǐng)?jiān)O(shè)定一個(gè)討論的時(shí)間限制，盡
量使討論的內(nèi)容緊扣中心議題。
有時(shí)，與會(huì)者自己有個(gè)人的工作日程表，那么您最好在合適的時(shí)間，逐一問一問他們，這樣，您可以更加合
理地安排您的開會(huì)時(shí)間。如果會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)一個(gè)新的問題，請(qǐng)立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等
會(huì)議結(jié)束后再選一個(gè)合適的時(shí)間和地點(diǎn)，請(qǐng)與會(huì)有關(guān)成員對(duì)它進(jìn)行討論。
第五，提前發(fā)放會(huì)議材料。務(wù)必保證所有的文件或材料在會(huì)議開始前提前送到與會(huì)者手里。他們可以有足夠
的時(shí)間思考和消化這些材料。千萬不要人為地生造一個(gè)類似圖書館的氛圍環(huán)境（歐美人士稱之為“圖書館效
果”），因?yàn)樵谶@種氛圍下，每個(gè)人都象第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會(huì)議的主題，他們?cè)跁?huì)上第一
次拿到開會(huì)的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果，浪費(fèi)了許多寶貴的開會(huì)時(shí)間。
第六，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。如果您需要延長(zhǎng)會(huì)議，請(qǐng)另外安排當(dāng)天或當(dāng)周的其他時(shí)間，與會(huì)者則無須重新安排他
們正進(jìn)行的計(jì)劃。如果您以這種方式去做，您下次開會(huì)時(shí)，既不會(huì)忘了日程也不會(huì)遲到。
第七，不要接受雙重的會(huì)議邀請(qǐng)。如果您不能出席會(huì)議，請(qǐng)說“不”，并且告訴會(huì)議組織者不能出席的原
因。（別忘了，在微軟的OUTLOOK上有回復(fù)功能。）如果會(huì)議一定要您參加，那么，請(qǐng)您叫會(huì)議組織者重新安排
會(huì)議日期。而且，請(qǐng)?jiān)趦纱螘?huì)議之間為自己留出一些時(shí)間，因?yàn)楫?dāng)會(huì)議一個(gè)一個(gè)接踵而來時(shí)，您會(huì)發(fā)覺在開完第
一個(gè)會(huì)議后再準(zhǔn)時(shí)出席第二個(gè)會(huì)議是非常困難的。
第八，選擇一個(gè)舒適的開會(huì)地點(diǎn)，提前預(yù)定好一個(gè)適合開會(huì)的房間。也許您曾經(jīng)見過那些“會(huì)議游牧族”，
他們像吉普賽人一樣從一個(gè)地方飛到另一個(gè)地方，急匆匆地尋找開會(huì)的地方，非常狼狽。所以，您提前做一個(gè)訂
房計(jì)劃，那么，您和您的同事將會(huì)有一個(gè)高效率的富有成果的會(huì)議。
最后，開會(huì)當(dāng)中，請(qǐng)全體與會(huì)成員關(guān)掉手機(jī)， 避免受外界的影響。
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