引文－－由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈導(dǎo)致大量產(chǎn)品從賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變、市場(chǎng)上的產(chǎn)品質(zhì)量差異巨大、多種不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)體并存以及社會(huì)誠信體制的不健全等等原因，導(dǎo)致企業(yè)采購-付款業(yè)務(wù)變成了舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。筆者將分上下兩期介紹采購-付款業(yè)務(wù)中的企業(yè)實(shí)踐中常用的預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的方法。
由于市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變使得采購-付款環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)循環(huán)，采購-付款中各個(gè)環(huán)節(jié)都存在著潛在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。其中，商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者對(duì)此應(yīng)當(dāng)有充分的認(rèn)識(shí)。
由于采購項(xiàng)目范圍廣闊，不同的采購項(xiàng)目和不同的采購環(huán)節(jié)就要采取不同的預(yù)防措施。同時(shí)，這些預(yù)防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購事項(xiàng)主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程材料采購、各種服務(wù)如保險(xiǎn)、水電氣、軟件、甚至外包項(xiàng)目等。
企業(yè)采購與付款循環(huán)從實(shí)踐的角度看，主要可以分成六個(gè)環(huán)節(jié)，分別是：供應(yīng)商開發(fā)、簽訂采購合同、下達(dá)采購訂單、驗(yàn)收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款。這六個(gè)環(huán)節(jié)中每個(gè)都有其關(guān)鍵控制點(diǎn)。其實(shí)在這六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還有一個(gè)非常重要的貫穿業(yè)務(wù)全部的業(yè)務(wù)就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者將結(jié)合各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)談一談?lì)A(yù)防的措施和方法。
1、組織牽制法
預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要措施就是建立組織牽制。這在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購領(lǐng)域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應(yīng)當(dāng)包含在全部以上六個(gè)采購環(huán)節(jié)中。
例如，在供應(yīng)商開發(fā)環(huán)節(jié)，為了預(yù)防傳統(tǒng)的供應(yīng)商開發(fā)中的舞弊行為，目前企業(yè)普遍采用供應(yīng)鏈管理模式。建立合格供應(yīng)商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應(yīng)商。在開發(fā)供應(yīng)商過程中，采購部門的職責(zé)受到嚴(yán)格限制。決定采購那家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師。根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師將負(fù)責(zé)對(duì)擬進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商目錄的商家或廠家進(jìn)行全面的質(zhì)量評(píng)審。類似通用福特一類的大公司，其質(zhì)量工程師具有否決不合格廠家進(jìn)入供應(yīng)商目錄的權(quán)利。這樣做的目的就是通過引進(jìn)質(zhì)量部門，將采購過程中的供應(yīng)鏈開發(fā)的部分職權(quán)分散到非采購部門，從而達(dá)到內(nèi)部牽制的目的。
同時(shí)，在決定供應(yīng)商是否能進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商目錄過程中，為了預(yù)防質(zhì)量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的由多個(gè)部門組成的采購管理委員會(huì)將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會(huì)根據(jù)實(shí)際情況成立一個(gè)跨部門的采購管理委員會(huì)。該委員會(huì)通常由采購部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部以及物流部等有關(guān)部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定企業(yè)的重大采購業(yè)務(wù)，主要包括：確認(rèn)合格供應(yīng)商、批準(zhǔn)重大采購合同、討論付款計(jì)劃等。再比如，在下達(dá)采購訂單環(huán)節(jié)，許多企業(yè)將該權(quán)力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達(dá)訂貨數(shù)量的職權(quán)就劃歸到五物流部門。在驗(yàn)收貨物環(huán)節(jié)，則檢驗(yàn)的權(quán)利又轉(zhuǎn)到質(zhì)檢部門和物流部共同行使。在確定應(yīng)付賬款和支付貨款環(huán)節(jié)，確認(rèn)應(yīng)付款的權(quán)利由生產(chǎn)部門（或物流部門）和財(cái)務(wù)部門共同行使；支付貨款則由財(cái)務(wù)部依據(jù)公司財(cái)務(wù)政策和采購委員會(huì)確定的付款計(jì)劃辦理付款。
因此說，組織牽制控制法貫穿于整個(gè)采購-付款循環(huán)之中。主要是通過分散職權(quán)、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發(fā)生設(shè)置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會(huì)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中提高著整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率并降低成本。
2、多家詢價(jià)，集中供應(yīng)商
眾所周知，*采購除了容易導(dǎo)致供貨不穩(wěn)定的風(fēng)險(xiǎn)外，還是導(dǎo)致采購舞弊的重要原因。為此，當(dāng)前的一些跨國企業(yè)通常會(huì)在確定供應(yīng)商前展開多家詢價(jià)的過程。通過對(duì)眾多潛在供應(yīng)商進(jìn)行全面考察后，確定一到兩家供應(yīng)商為企業(yè)供貨。這個(gè)政策本身就具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。多家詢價(jià)，可以提高找到*供應(yīng)商的機(jī)會(huì)；集中供應(yīng)商，則可以擴(kuò)大采購數(shù)量達(dá)到降低采購成本和簡(jiǎn)化采購管理的目的。過去那些采用太多供應(yīng)商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨穩(wěn)定性，增加供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)從而降低采購成本。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，并不利于企業(yè)。當(dāng)供應(yīng)商數(shù)量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質(zhì)量下降并且演繹出劇情復(fù)雜的舞弊大戲。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)是預(yù)防采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。把握好*采購與集中采購的度，是企業(yè)制定采購政策要考慮的關(guān)鍵。
3、利益沖突回避
作為內(nèi)部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環(huán)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控部門和人事行政管理部門，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)企業(yè)所有敏感崗位的員工進(jìn)行利益沖突調(diào)查。在采購-付款循環(huán)中的各個(gè)業(yè)務(wù)崗位的員工當(dāng)然也是被調(diào)查對(duì)象。這里的人員包括：所有采購部采購業(yè)務(wù)人員；設(shè)備管理部的設(shè)備工程師；質(zhì)量部參加供應(yīng)商開發(fā)的質(zhì)量工程師、質(zhì)量檢驗(yàn)人員、理化室分析化驗(yàn)人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產(chǎn)部領(lǐng)料人員（或者物流部生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)料人員）；財(cái)務(wù)部所有會(huì)計(jì)人員包括ERP系統(tǒng)電腦錄入人員。在招聘上述崗位業(yè)務(wù)人員前，人力資源部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)擬招聘人員進(jìn)行利益沖突調(diào)查。當(dāng)上述人員和供應(yīng)商以及公司內(nèi)部的上級(jí)主管人員之間存在潛在利益沖突關(guān)系時(shí)，公司就應(yīng)當(dāng)要求這些業(yè)務(wù)人員回避。而這些業(yè)務(wù)人員自己也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)提出回避要求。關(guān)于《利益沖突調(diào)查》筆者曾經(jīng)在以往的內(nèi)控交流文章中有過介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當(dāng)個(gè)別處于關(guān)鍵崗位、具有特殊技能的主管或?qū)＜遥绻凸?yīng)商之間存在潛在利益沖突關(guān)系時(shí)，通常的做法是該業(yè)務(wù)人員的意見僅作為參考，或者根據(jù)實(shí)際情況引入第三方進(jìn)行判斷。
4、采購人員保證書和員工自律聲明
在預(yù)防采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)中，職工的自律承諾特別是采購業(yè)務(wù)人員的事先保證是其中的一個(gè)重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)不同分別起草業(yè)務(wù)人員保證書格式，然后對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。最后由業(yè)務(wù)人員簽署歸檔。
涉及到采購-付款循環(huán)的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內(nèi)容是針對(duì)行業(yè)和業(yè)務(wù)中存在的潛在舞弊風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)，事先對(duì)業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但構(gòu)成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對(duì)采購人員特別設(shè)計(jì)。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應(yīng)商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守信息發(fā)布規(guī)矩等。特別要對(duì)自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實(shí)的情況。
企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)以及過去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設(shè)計(jì)。保證采購人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)內(nèi)控政策事先有充分的了解。對(duì)于高級(jí)管理人員則通常需要填寫自律申明；對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理人員（企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員）則要有職業(yè)自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對(duì)采購-付款業(yè)務(wù)中的六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。
5、員工行為守則
在跨國公司中，企業(yè)通常會(huì)在內(nèi)部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關(guān)系處理規(guī)定中，都會(huì)明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂。員工行為守則對(duì)包括采購業(yè)務(wù)人員在內(nèi)的全體員工均有效。該政策也對(duì)整個(gè)采購-付款環(huán)節(jié)有效。
6、舞弊案件舉報(bào)規(guī)定
為了預(yù)防各種舞弊行為產(chǎn)生，企業(yè)也會(huì)建立特別的舞弊案件舉報(bào)處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門會(huì)設(shè)立了一個(gè)舞弊案件舉報(bào)中心，接受來自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位和人員的舉報(bào)。這里包括來自供應(yīng)商的舉報(bào)。
舉報(bào)中心可以分為：企業(yè)內(nèi)部舉報(bào)中心和總部舉報(bào)中心。總部舉報(bào)中心通?？梢杂蓛?nèi)控部、總部紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門聯(lián)合組成。舉報(bào)中心的有關(guān)聯(lián)系方法應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部予以公布。也應(yīng)該列入企業(yè)與供應(yīng)商簽署的陽光協(xié)議中。當(dāng)供應(yīng)商在和企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理各個(gè)業(yè)務(wù)過程中，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工利用職權(quán)對(duì)供應(yīng)商提出不合理的利益要要求時(shí)，或者在供應(yīng)商在決絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據(jù)刁難者的級(jí)別情況分別向不同的中心提出舉報(bào)。對(duì)于涉及企業(yè)高層管理者或主管采購業(yè)務(wù)的管理者，供應(yīng)商可以直接向集團(tuán)舉報(bào)中心舉報(bào)。舞弊案件舉報(bào)規(guī)定同樣對(duì)全部采購-付款環(huán)節(jié)有效。
7、訪問供應(yīng)商制度
作為控制和預(yù)防采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的重要政策，企業(yè)應(yīng)該制定內(nèi)控和內(nèi)審人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行訪問的規(guī)定。企業(yè)除了高層領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理、主管采購副總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)要定期或不定期訪問供應(yīng)商外，內(nèi)控人員或者內(nèi)部審計(jì)人員也應(yīng)當(dāng)在檢查審計(jì)過程中，對(duì)被審計(jì)單位的供應(yīng)商進(jìn)行隨機(jī)抽查訪問。
內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商可以直接了解供應(yīng)商對(duì)被審計(jì)企業(yè)相關(guān)人員的看法。內(nèi)控人員在訪問供應(yīng)商時(shí)，將告知供應(yīng)商關(guān)于有關(guān)人員訪問的具體規(guī)定。如果供應(yīng)商向內(nèi)控人員舉報(bào)的情況經(jīng)調(diào)查后確認(rèn)屬實(shí)，被審計(jì)企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員將立即被調(diào)離工作崗位并受到紀(jì)律處分。絕不能給企業(yè)員工留下日后報(bào)復(fù)供應(yīng)商的機(jī)會(huì)。內(nèi)控或內(nèi)審人員直接訪問供應(yīng)商，可以從特殊渠道對(duì)本企業(yè)員工遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督和威懾作用。內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商機(jī)制可以對(duì)采購-付款循環(huán)中的各個(gè)主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生預(yù)防作用。
8、日常業(yè)務(wù)處理程序或政策
在企業(yè)制定的一系列預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的政策措施中，其實(shí)最重要的措施就是日常的業(yè)務(wù)處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標(biāo)通常是為了解決成本、效率和質(zhì)量控制方面的問題。但是，在實(shí)際運(yùn)用這些管理程序時(shí)，對(duì)這些程序或政策只要稍加調(diào)整就可以起到預(yù)防潛在舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。
就預(yù)防采購-付款循環(huán)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)來說，這些業(yè)務(wù)處理程序或政策就有許多，包括：
?。?）采購政策中的“貨比三家”原則。即對(duì)企業(yè)的重大采購事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多家比價(jià)然后擇優(yōu)選擇。該政策的初始目的是為了采購到質(zhì)量與成本匹配最合理的產(chǎn)品，從而在選擇供應(yīng)商時(shí)采取的一項(xiàng)政策。但是后來發(fā)現(xiàn)，這樣做的好處還可以預(yù)防*采購所形成的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。作為當(dāng)前國際上采購中的主流政策規(guī)定，多家詢價(jià)已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所采用。
?。?）質(zhì)量管理中的檔案管理規(guī)定。為保持對(duì)購買產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行追溯，企業(yè)要求采購部對(duì)所有購買的產(chǎn)品建立供應(yīng)商檔案。這種供應(yīng)商檔案的建立，可以避免采購業(yè)務(wù)人員壟斷采購信息，從而預(yù)防采購人員和供應(yīng)商之間建立非正常的業(yè)務(wù)關(guān)系。
?。?）各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)程序。建立企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，原來的目的是為了控制產(chǎn)品質(zhì)量。但是，在驗(yàn)收供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量時(shí)，這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以在一定程度上預(yù)防供應(yīng)商和檢驗(yàn)人員形成特殊關(guān)系。
?。?）5S管理。所謂”5S”管理是指生產(chǎn)過程中的一種現(xiàn)場(chǎng)管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yǎng))發(fā)音的第一個(gè)字母“s”，所以統(tǒng)稱為5s。5s活動(dòng)不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質(zhì)、員工士氣，其實(shí)還有預(yù)防包括采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。5S 通常會(huì)被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環(huán)境，可以有效預(yù)防貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)的潛在舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
?。?）精益生產(chǎn)管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產(chǎn)品開發(fā)、作業(yè)、供應(yīng)商和客戶關(guān)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與過去的大量生產(chǎn)系統(tǒng)相比，精益生產(chǎn)以消耗較少的人力、空間、資金和時(shí)間制造最少缺陷的產(chǎn)品以準(zhǔn)確的滿足客戶的需要” 。在具體實(shí)施精益生產(chǎn)過程中，減少存貨是其中的一個(gè)重要內(nèi)容。為了達(dá)到降低存貨的目的，企業(yè)必須實(shí)行包括按訂單生產(chǎn)方式購買原材料，預(yù)防產(chǎn)生超額存貨。這里除了有降低存貨提高存貨周轉(zhuǎn)率的作用外，精益生產(chǎn)思想還可以在一定程度上預(yù)防采購-付款循環(huán)中的訂貨環(huán)節(jié)潛在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，主要是超額采購風(fēng)險(xiǎn)。最求多賣產(chǎn)品擴(kuò)大銷售數(shù)量是供應(yīng)商的基本目的，下達(dá)訂單的業(yè)務(wù)人員為此通常容易和供應(yīng)商形成特殊的利益關(guān)系。
?。?）庫房管理程序。在庫房的收發(fā)檢驗(yàn)規(guī)定中，有許多規(guī)定直接具有預(yù)防存貨收發(fā)過程中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規(guī)定；貨物理化指標(biāo)取樣、分析和鑒定規(guī)定；貴金屬和危險(xiǎn)化學(xué)品庫房的收發(fā)管理規(guī)定；露天堆場(chǎng)的管理規(guī)定等等。這里特別要強(qiáng)調(diào)的是對(duì)供應(yīng)商不合格品的讓步接受管理規(guī)定等等。
?。?）采購合同審核程序。企業(yè)對(duì)采購合同設(shè)置內(nèi)部審核程序，一方面可以避免和供應(yīng)商之間日后產(chǎn)生的各種商務(wù)糾紛的風(fēng)險(xiǎn)，但同時(shí)也具有約束采購部業(yè)務(wù)人員和供應(yīng)商之間的行為。
?。?）采用先進(jìn)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這里包括：ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)和OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)可以有效控制存貨數(shù)量，采用這個(gè)系統(tǒng)將形成以訂單拉動(dòng)生產(chǎn)并下達(dá)采購訂單。從而有效控制超額采購問題。OA系統(tǒng)可以將授權(quán)審批落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)處理過程中。在采購-付款循環(huán)中的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)處理和審批人員將通過預(yù)設(shè)的權(quán)限處理各自的業(yè)務(wù)。以上所舉的例子只是一部分，這些例子說明，在制定企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)管理程序和規(guī)定時(shí)，如果事先就考慮到預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)問題，那么就能有過執(zhí)行這些業(yè)務(wù)程序達(dá)到控制和預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。
筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個(gè)方法是*有效的，必須根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況配伍使用。發(fā)生在企業(yè)層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會(huì)道德層面和公司治理的高度來考慮解決。近來看到國家在提倡整治商業(yè)賄賂問題上的嚴(yán)厲態(tài)度，對(duì)于預(yù)防企業(yè)采購活動(dòng)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)具有非常重要的震懾作用。
采購-付款業(yè)務(wù)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防（下）
買方市場(chǎng)導(dǎo)致企業(yè)采購付款業(yè)務(wù)變成了舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。上期筆者介紹了企業(yè)實(shí)踐中為應(yīng)對(duì)采購付款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一些具體方法，如組織牽制法多家詢價(jià)、集中供應(yīng)、利益沖突回避等。本期筆者將就介紹其他預(yù)防舞弊方法與讀者展開討論。
企業(yè)釆購與付款循環(huán)從實(shí)踐的角度看，在供應(yīng)商開發(fā)、簽訂釆購合同、下達(dá)采購訂單、驗(yàn)收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款這六個(gè)環(huán)節(jié)中每個(gè)都有其關(guān)鍵控制點(diǎn)。找到關(guān)鍵控制點(diǎn)并實(shí)施有效監(jiān)控是確保預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的重要因素。
招標(biāo)采購中的“預(yù)后”措施
企業(yè)為了降低采購成本，防止*釆購中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，通常會(huì)對(duì)大宗采購實(shí)行公開招標(biāo)。招標(biāo)釆購主要用于供貨商開發(fā)環(huán)節(jié)，為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)招標(biāo)釆購進(jìn)行程序化管理。但是一個(gè)有趣的現(xiàn)象是，管理層為了預(yù)防某種舞弊風(fēng)險(xiǎn)而制定某個(gè)管理規(guī)定時(shí)，這個(gè)管理規(guī)定同時(shí)又會(huì)成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)對(duì)象。招標(biāo)釆購政策就是典型的例子。招標(biāo)釆購可以在一定程度上預(yù)防*釆購的風(fēng)險(xiǎn)。但是招標(biāo)過程又成為舞弊的高發(fā)區(qū)。類似的ERP系統(tǒng)和OA辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)等也都具有這樣的特點(diǎn)。這一點(diǎn)要特別引起注意并設(shè)計(jì)相應(yīng)的“預(yù)后”措施。
如同時(shí)針對(duì)內(nèi)部人員和外部供應(yīng)商的約束性措施供應(yīng)商陽光協(xié)議。所謂“陽光協(xié)議”就是指由企業(yè)和外部供應(yīng)商之間簽署的，為了預(yù)防企業(yè)內(nèi)部人員和供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員之間出現(xiàn)灰色交易的書面約定。這個(gè)協(xié)議要求供應(yīng)商必須嚴(yán)格遵循商業(yè)道德，在公開、公正和公平的條件下和企業(yè)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通。陽光協(xié)議將事先對(duì)供應(yīng)商和本企業(yè)交往的行為進(jìn)行規(guī)范。如果供應(yīng)商采取不合法或不符合商業(yè)道德的手段處理與企業(yè)的業(yè)務(wù)，則企業(yè)將對(duì)該供應(yīng)商實(shí)施相應(yīng)的制裁。這里包括但不限于降低采購數(shù)量、予以批評(píng)處罰，直至取消其投標(biāo)資格或供應(yīng)商資格。
作為負(fù)責(zé)任的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)從政策上規(guī)定，所有列入供應(yīng)商清單的企業(yè)都必須簽署陽光協(xié)議。陽光協(xié)議應(yīng)當(dāng)定期調(diào)整并列入供應(yīng)商檔案之中。凡是拒絕和企業(yè)簽署陽光協(xié)議的供應(yīng)商，將考慮取消其供應(yīng)商資格。陽光協(xié)議中通常也會(huì)公布企業(yè)舞弊案件舉報(bào)中心聯(lián)系人和通訊方法。當(dāng)供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)人員對(duì)其提出非法利益要求時(shí)，可以向該舉報(bào)中心進(jìn)行舉報(bào)。陽光協(xié)議的有效范圍將包括簽署釆購合同、下達(dá)釆購訂單、貨物驗(yàn)收以及支付貨款等各個(gè)釆購環(huán)節(jié)。
集中采購政策
企業(yè)一方面要求通過建立組織牽制對(duì)釆購業(yè)務(wù)實(shí)行多頭介入，但同時(shí)又必須規(guī)定集中釆購政策。確保所有采購盡可能集中由釆購部負(fù)責(zé)辦理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，所有釆購合同必須統(tǒng)一由釆購部負(fù)責(zé)簽署。
在實(shí)踐中，許多企業(yè)并沒有完全做到這一點(diǎn)。一些企業(yè)將釆購業(yè)務(wù)進(jìn)行分割，導(dǎo)致經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)多元化。例如設(shè)備釆購、辦公用品釆購、工程改造項(xiàng)目采購、電腦軟件采購等，進(jìn)行分割，全部交由設(shè)備部、IT部門或行政部門各自辦理。這種多頭釆購的結(jié)果非常容易產(chǎn)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于涉及到一些具有高科技、技術(shù)性要求很高的設(shè)備和備品配件采購，尤其容易產(chǎn)生失控現(xiàn)象。
集中釆購的核心要點(diǎn)是：由釆購部代表公司統(tǒng)一簽署釆購合同。涉及高科技、專業(yè)性極強(qiáng)的設(shè)備或工程項(xiàng)目的釆購，釆購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門專業(yè)人員共同參加合同談判，但釆購合同的主管部門必須是釆購部。針對(duì)一些非常小的零星釆購，確實(shí)無法做到集中由釆購部辦理的情況，也應(yīng)當(dāng)由釆購部授權(quán)其他部門辦理釆購。例如零星辦公用品、普通軟件產(chǎn)品等。對(duì)于大型集團(tuán)公司來說，更應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際條件盡量釆用集團(tuán)統(tǒng)一釆購的辦法對(duì)大宗物資實(shí)行統(tǒng)一釆購。這樣做一方面可以有效降低采購成本，同時(shí)也可以預(yù)防各自為戰(zhàn)在釆購中形成的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然集團(tuán)統(tǒng)一采購也應(yīng)當(dāng)制訂嚴(yán)格的釆購控制程序。
制訂嚴(yán)格的采購合同審核程序
企業(yè)在制定統(tǒng)一釆購政策后，同時(shí)應(yīng)當(dāng)制訂套規(guī)定釆購合同的內(nèi)部審核程序。釆購合同內(nèi)部審核程序應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的釆購事項(xiàng)和金額籌情況分別確定不同的審核環(huán)節(jié)。
設(shè)備釆購、中項(xiàng)人宗原材料釆購、年度釆購、外協(xié)加工釆購、工程項(xiàng)目釆購等，需要確定不同的審批環(huán)節(jié)。設(shè)備釆購等涉及技術(shù)性要求高的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)有專業(yè)工程師對(duì)技術(shù)條款進(jìn)行審核；復(fù)雜的大型安裝項(xiàng)目甚至需要聘請(qǐng)外部專家參與審核；外包合同需要有相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核；重大釆購合同需要有內(nèi)部法律顧問審核；所有合同均應(yīng)當(dāng)接受財(cái)務(wù)部的審核等等。總之釆購合同中的技術(shù)條款、商務(wù)條款、糾紛處置條款和付款條款應(yīng)當(dāng)分別由不同的部門負(fù)責(zé)審核并提出糾正意見。釆購合同內(nèi)部審核程序除了預(yù)防與供應(yīng)商之間產(chǎn)生的外部風(fēng)險(xiǎn)外，同時(shí)也具有預(yù)防內(nèi)部采購業(yè)務(wù)人員的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
外包業(yè)務(wù)
當(dāng)市場(chǎng)化、專業(yè)化、信息化和全球化達(dá)到一定高度后，為了更好地配置資源，提高效率，許多跨國公司都在開展各種外包業(yè)務(wù)。外包業(yè)務(wù)的原意是為了提高公司運(yùn)營(yíng)效率，降低成本，將一些非核心業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司去做。例如有些公司將原來自己的車隊(duì)和倉庫儲(chǔ)運(yùn)貨物統(tǒng)一交給第三方物流公司負(fù)責(zé)；一些公司將工薪發(fā)放也交由第三方會(huì)計(jì)師辦理；企業(yè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)大量外包給保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)人等。
可以說，外包業(yè)務(wù)將是未來企業(yè)運(yùn)營(yíng)方式大調(diào)整的重要標(biāo)志。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以將專業(yè)化分工推進(jìn)到更高的層次，企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理將不斷簡(jiǎn)化。這種外包業(yè)務(wù)本身就具有預(yù)防釆購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。
購買雇員忠誠保險(xiǎn)
以前筆者在討論保險(xiǎn)與內(nèi)控的關(guān)系中曾對(duì)此提到保險(xiǎn)在預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。而雇員忠誠保險(xiǎn)正好具有預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。根據(jù)雇員忠誠保險(xiǎn)的保障范圍，該保險(xiǎn)主要就是保障企業(yè)(投保人)由于其雇員不忠實(shí)行為(包括舞弊行為)給企業(yè)造成的損失。就釆購業(yè)務(wù)而言，如果雇員利用權(quán)利做出損害企業(yè)利益的活動(dòng)，企業(yè)可以向保險(xiǎn)公司提出損失索賠。為了達(dá)到索賠的目的，企業(yè)從一開始就應(yīng)當(dāng)對(duì)各種可能造成損失的舞弊行為進(jìn)行分析并提出預(yù)防措施，包括記錄和鑒定辦法。
例如如果釆購業(yè)務(wù)人員利用權(quán)利和供應(yīng)商勾結(jié)，合伙欺詐公司以不合理的價(jià)格購買產(chǎn)品后，給公司造成損失者，公司就可以依據(jù)損失情況(通常會(huì)有法院或公安機(jī)關(guān)的判決鑒定)向保險(xiǎn)公司提出索賠。這個(gè)措施對(duì)整個(gè)釆購付款循環(huán)有效。
新型采購合作方式
在預(yù)防釆購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的諸多手段中，前面曾提到過當(dāng)前主流企業(yè)多以多家詢價(jià)規(guī)定以避免*釆購中容易產(chǎn)生的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。但是，如果企業(yè)和這些*供應(yīng)商釆用結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟這種新型合作方式后，則情況又將發(fā)生重大變化。一些跨國企業(yè)在制定運(yùn)營(yíng)政策包括釆購政策時(shí)，已經(jīng)考慮和供應(yīng)商之間建立新型的合作關(guān)系利益共享機(jī)制。
在汽車制造行業(yè)，這種合作方式尤其普遍。汽車主機(jī)廠會(huì)和各個(gè)零部件供應(yīng)商就新開發(fā)的產(chǎn)品供應(yīng)達(dá)成利益共享和風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)協(xié)議。各個(gè)零部件供應(yīng)商直接參與主機(jī)廠的研發(fā)過程。當(dāng)新車型開發(fā)成功后，參與合作的零部件供應(yīng)商也同時(shí)分享主機(jī)廠的成果。這方面的合作典范是日本的豐田汽車。為此豐田汽車和各個(gè)零部件供應(yīng)商之間形成了以豐田為中心的一個(gè)獨(dú)特的生態(tài)圈。一種制造業(yè)中的生物鏈。這種生態(tài)圈除了可以提高合作效率，強(qiáng)化相互關(guān)系形成合力外，還具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。這種戰(zhàn)略聯(lián)盟式的采購合作關(guān)系可以看成是集中采購的更高層次。
財(cái)務(wù)付款政策
在釆購付款業(yè)務(wù)循環(huán)中，有關(guān)財(cái)務(wù)方面的舞弊風(fēng)險(xiǎn)主要集中在應(yīng)付賬款確認(rèn)和貨款支付兩個(gè)環(huán)節(jié)中。供應(yīng)商銷售了貨物，最關(guān)心的就是日后是否能及時(shí)收回貨款。由于競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)系，特別是當(dāng)企業(yè)因?yàn)楦鞣N原因處于資金相對(duì)緊張時(shí)期，供應(yīng)商會(huì)對(duì)收款問題尤為關(guān)注。為了及時(shí)拿到銷售貨款，供應(yīng)商通常會(huì)釆取各種措施對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員展開公關(guān)活動(dòng)。腐敗舞弊問題也就此產(chǎn)生。
在買方市場(chǎng)條件下，一些管理不善的企業(yè)人員就會(huì)利用負(fù)責(zé)供應(yīng)商銷售上賬的條件和支付到期貨款的權(quán)利從事舞弊活動(dòng)。一些資金短缺的企業(yè)，反而成為個(gè)別財(cái)務(wù)人員謀取個(gè)人利益的有利條件。為此企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)對(duì)使用供應(yīng)商貨物上賬過程(主要是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入)做出程序規(guī)定。事先確定上賬的前提條件和登記入賬的時(shí)間規(guī)定。在確定應(yīng)付供應(yīng)商貨款時(shí)，應(yīng)當(dāng)制定付款計(jì)劃。付款計(jì)劃將根據(jù)企業(yè)的實(shí)際現(xiàn)金狀況，采購合同規(guī)定以及供應(yīng)商重要性等若干因素制定。付款計(jì)劃通常由財(cái)務(wù)部編制，然后經(jīng)過釆購管理委員會(huì)審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)該從政策上對(duì)采購人員介入釆購付款做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格禁止采購業(yè)務(wù)人員為供應(yīng)商聯(lián)系催促貨款。支付貨款業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)部按照付款計(jì)劃安排支付。
以上介紹的各種預(yù)防釆購舞弊風(fēng)險(xiǎn)的方法，也還只是眾多辦法中的部分。還有比如對(duì)釆購付款業(yè)務(wù)展開專項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)控檢查等。筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個(gè)方法是*有效的，必須根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況配伍使用。發(fā)生在企業(yè)層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會(huì)道德層面和公司治理的高度來考慮解決。
采購付款業(yè)務(wù)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)只是企業(yè)舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一部分。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移理論，一些企業(yè)的釆購舞弊風(fēng)險(xiǎn)正在向銷售收款業(yè)務(wù)領(lǐng)域轉(zhuǎn)移。舞弊風(fēng)險(xiǎn)的不斷轉(zhuǎn)移，正像人體癌細(xì)胞擴(kuò)散一樣損害企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，因此從理論上說，舞弊風(fēng)險(xiǎn)在短期內(nèi)難以根除。
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