專業(yè)行政文秘課程

課程描述
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關(guān)關(guān)系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設計，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導。

學員獲益
1.了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。
2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理。
3.學習職場中的人際關(guān)系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。
4.學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業(yè)的形象。

授課方式：
啟發(fā)式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練

授課對象：
1～3年工作經(jīng)驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程大綱
一、九段秘書的角色認知、思維模式和意識要求
1.專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
企業(yè)需要什么樣的行政人員
2.認清秘書/助理的十四項職責
3.準確自我定位
初級：事務性文員
中級：事務性文員＋協(xié)助管理
高級：獨立管理＋事務處理
4.九段秘書能力實例
1)一段秘書發(fā)通知
2)二段秘書抓落實
3)三段秘書重檢查
4)四段秘書勤準備
5)五段秘書細準備
6)六段秘書做記錄
7)七段秘書定責任
8)八段秘書追結(jié)果
9)九段秘書做流程
5.專業(yè)秘書/助理的工作法則
擺正位置
積極主動
細心準確
嚴守機密
誠懇有禮

二、會務組織及管理的工作事項（會前、會中、會后）
一、會議面面觀
1．會議的重要性
2．會議的目的
3．會議的種類
4．會議的頻率
5．會議成本的計算
二、跨越會議“陷阱”
1．[陷阱]會議太頻繁
2．[陷阱]會議時間太長
3．[陷阱]領導太獨裁
4．[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散
三、會議管理的前中后期工作注意點
一、開會前的準備工作
1．如何判斷會議是否舉行
2．會議準備的內(nèi)容
3．主持人如何做會議準備
二、成功會議的五種策略
1．如何做開場白
2．如何分配發(fā)言時間
3．如何掌握議事進度
4．如何達成會議決策
三、會議中的溝通與反饋技巧
1．會議中的溝通技巧
2．會議中的反饋技巧
四、主持人的會議管理技巧
1．傾聽技巧
2．講話技巧，如何調(diào)動參會人員積極性
3．情景模擬
五、會議記錄
1．記錄者功能和勝任條件
2．對會議記錄的十大建議
3．團隊會議的誤區(qū)
六、會后跟進
1．參會者如何進行會后跟進
2．主持人如何進行會后跟進
3．如何提高下次會議質(zhì)量

三、專業(yè)秘書/助理的接待禮儀與應對技巧
1.商務用語禮儀
交談禮儀
接打電話禮儀與技巧
電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務往來禮儀
專業(yè)的接待態(tài)度
招呼技巧
介紹時的原則
握手技巧
交換名片
行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
不同的送客方式
拜訪的宜與不宜
饋贈禮儀
3.商務餐飲禮儀
中式：請客吃飯的藝術(shù)；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

四、有效的向上溝通
1.文檔管理技巧
文檔管理的方法、原則及流程
高效名片管理-大大提升老板業(yè)務能力
如何運用信息科技進行客戶關(guān)系管理
高效助理秘書必備之文書管理技巧
如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
80/20原理的應用
優(yōu)先級的排定
避免秘書人員的時間管理陷阱
如何優(yōu)化上司的時間安排
3.上司出差行程管理技巧
行前安排
為上司搜集資料
制定完備行程表

五、團隊協(xié)作與人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
溝通的定義
溝通的雙向性
保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
人際風格的類型：DISC工具導入
如何與上司溝通
如何與同事溝通
如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
積極傾聽
同理心
正向引導法
贊美法

六、公文寫作
一、公文寫作基本知識
1.公文的主題
2.公文的材料
3.公文的格式和布置
4.公文寫作的表達方式
二、公文寫作試練習
1.會議紀要
2.講話稿
3.通知

七、辦公室行政管理
1.辦公室環(huán)境的管理
2.辦公室用品的管理
3．辦公室綠植的管理

八、個人時間及計劃管理
1.你的時間夠用嗎？
2.時間管理的6大法則
3.個人工作計劃的安排技巧

九、結(jié)束語
1.分享與回顧
2.行動計劃

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